Kiedy delegacja jest kosztem uzyskania przychodu?

Wykonując obowiązki w imieniu firmy, niekiedy jesteśmy zobligowani do chwilowego działania poza bazą. Wyjazdy delegacyjne są bardzo formą pracy w przypadku branż usługowych, firm realizujących projekty terenowe oraz inwestycje budowlane. Na czas wyjazdu służbowego pracownikowi przysługują pewne udogodnienia: pracodawca musi zadbać o zakwaterowanie oraz wypłacić pieniądze na dietę. Wyjazdy służbowe mogą również zostać odliczone przy opłacaniu podatku, z racji ich klasyfikacji jako koszt uzyskania przychodu. W jakich sytuacjach może to mieć miejsce?

Delegacja a oddelegowanie – czym się różni?

Choć niektórzy mylnie interpretują oba słowa jako tożsame, w rzeczywistości są to dwa odrębne zagadnienia. Wyjazd w delegację wiąże się zazwyczaj z krótkotrwałym, lub dłuższym wykonywaniem obowiązków poza stałym obszarem zatrudnienia. Przy czym w przypadku służbowego wyjazdu stałe miejsce pracy nie ulega zmianie. Podczas delegacji, pracodawca ma obowiązek zapewnić pokoje pracownicze oraz pokryć koszty  transportu i wyżywienia.

Oddelegowanie pracownika wiąże się z kolei z przeniesieniem jego dotychczasowego miejsca działań w inne miejsce na dłuższy czas. Z tego tytułu nie ma możliwości otrzymania diety, bowiem oddelegowanie traktowane jest jako praca w stałym miejscu.

Kiedy mamy do czynienia z wyjazdem delegacyjnym?

Podróż służbowa ma miejsce wtedy, gdy pracownik oddelegowany jest do wykonywania obowiązków w imieniu firmy  poza obszarem stałej pracy. W zależności od charakteru przedsiębiorstwa, klasyfikacja wyjazdów może być jednak niejednolita.

Pracownik biurowy, który wykonuje swoje obowiązki w siedzibie firmy wyjedzie w delegacje gdy zostaną mu powierzone obowiązki w sąsiedniej gminie lub powiecie. Z kolei przykładowo robotnik wykonujący badania w terenie, który na co dzień realizuje zadania w obrębie określonego województwa pojedzie w podróż służbową, gdy zostanie wysłany do pracy poza ten obszar.

Kiedy klasyfikować delegację jako koszt uzyskania przychodu?

Podróż służbowa wiąże się z dodatkowymi kosztami pracowniczymi, które muszą zostać pokryte przed przedsiębiorcę. W pewnych sytuacjach można jednak zaklasyfikować te środki jako koszty uzyskania przychodów. Zgodnie z prawem, pracodawca, który terminowo wypłaca należności z tytułu wynagrodzenia za pracę oraz realizuje terminowy zwrot kosztów podróży służbowej może zakwalifikować wydatki jako koszty uzyskania przychodów.

Przy terminowej regulacji opłat, można je zaksięgować już w miesiącu, za który są one zależne. Warto przy tym zaznaczyć, kiedy  świadczenie staje się należne. Przyjmuje się, że dla celów podatkowych, delegacja obejmująca zwrot kosztów podróży czy opłat za noclegi pracownicze przysługuje wtedy, gdy zostaje ustalona i określona co do wysokości, a także wynika z prawa pracy, podpisanej umowy lub innego stosunku prawnego łączącego pracownika z pracodawcą.