Ile lat przechowuje się dokumenty w archiwum? Jakich dokumentów nie można niszczyć?

Przechowywanie ważnych dokumentów, które nie mogą być zniszczone, wymaga ich prawidłowego zabezpieczenia i przestrzegania określonych terminów, jeżeli chodzi o archiwizacje. Co więcej, niektóre dokumenty po likwidacji firm trafiają do archiwum. Jakie są to dokładnie dokumenty i jaki jest okres przechowywania poszczególnych informacji w archiwum?

Dokumenty pracownicze w archiwum

W Archiwach Państwowych obecnie przechowywane są duże ilości dokumentów płacowo-kadrowych, które dotyczą pracowników nieistniejących już firm. Przechowywanie dokumentów przez archiwum pozwala na zabezpieczenie ich przed zniszczeniem w momencie, gdy dana firma będzie likwidowana.

Co więcej, obowiązek przechowywania określonej dokumentacji dotyczącej pracowników jest uregulowana przepisami. Oznacza to, że pracodawca nie może wyrzucić tak ważnych informacji wyłącznie z uwagi na brak miejsca do ich trzymania.

Akta osobowe pracownika muszą być przechowywane, aż przez 50 lat od chwili ustania stosunku pracy. Dzięki tak długiemu okresowi przechowywania dokumentów wiele osób może uzyskać kopie istotnych informacji, które zostały kiedyś zagubione bądź przypadkowo zniszczone przez pracownika.

W jakiej formie przechowywane są dokumenty w archiwum?

Ogromna ilość dokumentów, które muszą być przechowywane w archiwum, wiązałaby się z koniecznością generowania dużej ilości miejsca. Na szczęście nowoczesne rozwiązania tj. digitalizacja dokumentów pozwala na przekształcenie ich w formę cyfrową i w tej formie ich przechowywanie.

Taki sposób powala na trwałe zabezpieczenie informacji, dzięki czemu ryzyko ich zniszczenia lub uszkodzenia jest niemożliwe. Ponadto znalezienie konkretnych dokumentów jest bardzo proste i nie trzeba przeglądać stosów kartek, aby dotrzeć do konkretnych danych.

Dokumenty sprzed 1991 roku

Dawne przepisy regulujące kwestię przechowywania dokumentacji wynosiły 12 lat, a więc wiele danych się nie zachowało. Na szczęście zmiana przepisów spowodowała, że dokumenty pracownicze muszą być trzymane bardzo długo, dzięki czemu wiele osób, jeżeli zajdzie tylko taka potrzeba może odnaleźć konkretną dokumentację.

Obecne przepisy to bardzo dobre rozwiązanie, ponieważ mamy tutaj pewność, że nasze dokumenty są zachowane, a więc w każdej chwili możemy je uzyskać w celu przedłożenia pewnym instytucjom. Długi czas przechowywania ważnych informacji daje pracownikowi poczucie bezpieczeństwa, bez względu na to, kiedy dokładnie zostały one utworzone.